Vorbereitende Schritte

Ausgehend davon, dass Sie sich angemeldet und somit für einen Kontenrahmen entschieden haben, möchten wir Sie bei der Einrichtung Ihrer Finanzbuchhaltung begleiten.

Falls nur die Hauptmenüpunkte auf der linken Bildschirmseite eingeblendet wurden, dann öffnen Sie diese wie folgt:

•	...	→	Öffnen Sie den Menüzweig "Buchhaltung" komplett.
		→	Speichern Sie nun diese Einstellung, indem Sie mit der Maustaste auf das Symbol klicken.
•		→	Öffnen Sie dann den Menüzweig "Verwaltung" komplett. (jetzt nicht die Buchhaltung)
		→	Speichern Sie nun diese Einstellung ebenfalls, indem Sie mit der Maustaste auf das Symbol klicken.

		......	Dieses Zeichen bedeutet, dass der Menüzweig noch geschlossen ist. Ein Klick auf dieses Zeichen/auf den Namen dieses Zweiges bewirkt, dass die dahinter verborgenen Zweige angezeigt und Ihnen damit zu Verfügung gestellt werden.
			Dieses Zeichen bedeutet, dass alle Zweige bereits angezeigt werden. Ein Klick auf dieses Zeichen/auf den Namen des Hauptzweiges bewirkt, dass die untergeordneten Zweige wieder verborgen werden.

Nachdem Sie die Voraussetzung für einen leichten Zugriff auf die Menüzweige geschaffen haben, arbeiten wir Schritt für Schritt die aufgeführten Punkte in der Tabelle ab.


Erläuterung der Tabelle

In der Spalte "Feldbezeichnung/Eingabemaske" wird entweder eine Feldbezeichnung (F) oder die Bezeichnung der Eingabe-/Erfassungsmaske (E) aufgeführt.

Eingabemaske (E)	:	Klicken Sie auf den genannten Menüzweig, so wird die entsprechende Eingabemaske sofort eingeblendet. Vervollständigen Sie die Angaben und speichern Sie diese ab.
Feldbezeichnung (F)	:	Vorgehensweise • Klicken Sie ebenfalls auf den genannten Menüzweig. • Auf der daraufhin eingeblendeten Bildschirmseite wird im unteren Bildschirmbereich u. a. das Einstellungssymbol angezeigt . Wenn Sie mit der Maustaste auf dieses Symbol klicken, öffnet sich eine Eingabemaske. Die meisten Felder enthalten bereits einen Eintrag. Bitte prüfen Sie, ob dieser Vorschlag zu Ihrer Buchhaltung und zu Ihrem Kontenrahmen passt. Einige Felder enthalten keinen Eintrag. Tragen Sie dort die angeforderten Angaben ein. Eine Voreinstellung kann nicht immer in diesen Feldern erfolgen, weil verschiedene Kontenrahmen zur Anwendung kommen, und weil bei den Programm-Benutzern abweichende Arbeitsweisen bestehen. Alle Angaben sind nur einmalig zu prüfen/einzugeben.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden hier nur die Einstellungen besprochen, die unbedingt vorzunehmen sind.
Eine ausführliche Hilfe finden Sie auf jeder Bildschirmseite unter dem Hilfesymbol.

Tipp
Wenn Sie das Programm für Ihre Zwecke einrichten, dann drucken Sie diesen Hilfetext (Vorbereitende Schritte) aus.
Dies erleichtert es Ihnen, die Einstellungen vorzunehmen.
Die Reihenfolge der in der Tabelle genannten Schritte ist nicht von Bedeutung, wenn die zu benennenden Konten in Ihrem Kontenrahmen existieren.



Einstellungen für den Progammablauf
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Schritt	...	Feldbezeichnung/Eingabemaske	...	kompletter Menüzweig und Erläuterung
1	...	Firmendaten (E) Punkt 1 erledigt? ... ▣	...	Verwaltung → Vertragsdaten → Firmendaten (Klicken Sie auf den Menüzweig "Verwaltung“, dann auf "Vertragsdaten“, dann auf "Firmendaten“.) Geben Sie in der Eingabemaske Ihre Rechnungsanschrift ein. Geben Sie auch Ihre email-Adresse an und wählen Sie "Ja, ich möchte den Newsletter“. Sie erhalten dann über Ihre email-Adresse stets die neuesten Informationen, die im Zusammenhang mit diesem Buchhaltungsprogramm stehen. Anmerkung Es besteht keine Zahlungspflicht, es sei denn, Sie wollen unser Programm dauerhaft nutzen. Sie können unser Programm also ausgiebig testen.
2	...	Paketauswahl (E) Punkt 2 erledigt? ... ▣	...	Verwaltung → Vertragsdaten → Paketauswahl Wählen Sie in dieser Erfassungsmaske das gewünschte Programmpaket. Abhängig vom Umpfang der gewünschten Leistungen können Sie zwischen drei Angeboten und den Aufstockungskosten (sofern gewünscht oder erforderlich) wählen. Klicken Sie auf den Link "Beschreibung" oder auf das Hilfesymbol , so erhalten Sie genaue Informationen zum Start-Paket, Basis-Paket, Standard-Paket und zu möglichen Zusatzleistungen (= Aufstockungskosten).
3	...	Firmendaten bearbeiten (E) Punkt 3 erledigt? ...▣	...	Verwaltung → Mandant → bearbeiten Bitte tragen Sie für den aktuellen Mandanten alle angeforderten Daten ein. Diese werden benötigt für den Ausdruck der Umsatzsteuervoranmeldung, für den Ausdruck des Antrages auf Dauerfristverlängerung, für Mahnbriefe, ....
4	...	Konto erfassen (E) Konto anzeigen/bearbeiten (E) Punkt 4 erledigt? ...▣	...	Buchhaltung → Einstellungen → Kontoverwaltung Passen Sie Ihren Kontenrahmen an Ihren Mandanten an: • ... Ergänzen Sie Ihren Kontenrahmen um die zusätzlich benötigten Konten. Dies werden vor allem Kunden- und Lieferantenkonten (= Debitor- und Kreditorkonten) sein. Wichtig sind auch folgende Kreditoren: → das Finanzamt (siehe 5.) und → der Kreditor "SAS-Office" (siehe 8.) Siehe dazu den Hilfetext "Einstellungen zur SAS-Rechnung ". Auch die zusätzlich benötigten Bilanz- und GuV-Konten sind ebenfalls zu erfassen. Hinweise zum Geldkonto – Wenn Sie über ein Bankkonto Überweisungen durchführen wollen, wählen Sie bitte im Feld „Zahlungskonto“ die Antwort „ja“. – Wenn Sie über ein Bankkonto einen Lastschrifteinzug tätigen wollen, wählen Sie bitte im Feld „Einzugskonto“ die Antwort „ja“. (Sie können natürlich auch beide Aktivitäten über ein Bankkonto erledigen.) Bitte füllen Sie dann auch folgende Felder aus: – Bankkonto Inhaber – Bankleitzahl – Bank Kontonummer – Kreditlinie • Löschen Sie die nicht benötigte Konten. (Dies können Sie tun, solange die Konten nicht bebucht wurden.) Ein Wort zum leeren Kontenrahmen: Haben Sie bei Ihrer Anmeldung einen leeren Kontenrahmen gewählt, weil Sie die angebotenen Kontenrahmen nicht verwenden möchten, sind zu Beginn Ihrer Buchhaltung alle benötigten Konten zu erfassen. Einfacher ist es allerdings, wenn Sie einen ähnlichen Kontenrahmen auswählen und diesen ändern.
5	...	Bei folgenden Konten eine Warnung geben wenn der Saldo nicht Null ist (F) Punkt 5 erledigt? ...▣	...	Buchhaltung → Anzeigen → Übersicht Wenn Sie wichtige Konten nicht aus den Augen verlieren wollen, wie zum Beispiel das automatische Verrechnungskonto, dann geben Sie diese Konten hier an. Durch sie wird automatisch der Kontostand der angegebenen Konten angezeigt, wenn der Saldo ungleich Null ist. Des Weiteren wird mit Hilfe dieser Eingabemaske der Aufbau dieser Bildschirmseite festgelegt. Bedenken Sie, dass Ihre Einstellung erst dann aktualisiert wird, wenn Sie ein zweites Mal auf den Menüzweig "Übersicht" klicken.
6	...	– Vorsteuersammelkonto (F) – Umsatzsteuersammelkonto (F) – Standardkonto für Skontoertrag (F) – Standardkonto für Skontoaufwand (F) Punkt 6 erledigt? ...▣	...	Buchhaltung → Buchen → Buchen Prüfen Sie bitte, ob Sie die Voreinstellung in den genannten Konten akzeptieren. Bei Verwendung eines leeren Kontenrahmens sind die Konten im Menüzweig "Kontoverwaltung" zuvor anzulegen und anschließend in dieser Eingabemaske zu benennen. Hinweise • ... Das Datum der ersten Buchung entscheidet darüber, mit welchem Buchungsjahr Ihre Buchführung gestartet wird! • Das Buchungsdatum entscheidet auch darüber, in welchem Monat die erste Umsatzsteuervoranmeldung erstellt werden muss. • Es ist nicht zwingend notwendig, dass mit den Saldenvorträgen begonnen wird. Welche Skonto-Konten verwendet webfibu.de? Siehe Hilfetext → "Zahlungseingang/Zahlungsausgang verbuchen"
7	–	Kreditorenkontonummer vom Finanzamt (F)	...	Buchhaltung → Auswertung → Umsatzsteuer Dieses Konto ist in jedem Falle im Menüzweig "Kontoverwaltung" anzulegen. Hinweis Wenn beide Kontonummern, die Kreditorenkontonummer vom Finanzamt und die Kontonummer für Umsatzsteuervorauszahlungen, in dieser Eingabemaske angegeben werden, dann wird mit der Umsatzsteuervoranmeldung automatisch eine Buchung erzeugt.
	–	Kontonummer für Umsatzsteuervorauszahlungen (F)	...	Überprüfen Sie bitte, ob Sie die Voreinstellung verwenden möchten. Bei Verwendung eines leeren Kontenrahmens ist das Konto im Menüzweig "Kontoverwaltung" anzulegen und anschließend in dieser Eingabemaske zu benennen.
	–	automatische Umbuchungen (F)	...	Auch diese Angabe ist wichtig. Wählen Sie bitte die Einstellung, die Sie bevorzugen. Lesen Sie dazu bitte den ausführlichen Hilfetext. Um die Unterschiede genau zu sehen, machen Sie evtl. einen Test, wenn Sie einen Testmandanten angelegt haben. Wir empfehlen Ihnen, das Angebot der automatischen Umbuchung zu nutzen. Es erleichtert Ihre Arbeit.
	–	Mandant, zu dem dieser Mandant umsatzsteuertechnisch gehört (F) Punkt 7 erledigt? ...▣	...	Dieses Eingabefeld wurde hier aufgeführt, um Sie darauf aufmerksam zu machen, dass die Möglichkeit besteht, für mehrere Mandanten eine gemeinsame Umsatzsteuervoranmeldung und eine gemeinsame Dauerfristverlängerung zu erstellen. Erläuterung Wenn Sie mehrere Firmen haben, für die Sie jeweils eine separate Buchhaltung durchführen, aber eine gemeinsame Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt versenden, dann können Sie diese Firmen (=Mandanten) miteinander verknüpfen. In Ihrer Buchhaltung können Einzelmandanten und Mandantengruppen nebeneinander existieren. Wenn Sie diese Funktion benötigen, informieren Sie sich bitte im Hilfetext Einstellungen Umsatzsteuervoranmeldung
8	– –	Standardkonto für Überweisungen (F) Standardkonto für Lastschriften (F)	...	Buchhaltung →Diverses→ Überweisen Buchhaltung →Diverses→ Lastschriften Benennen Sie bitte die Finanzkonten, die standardmäßig verwendet werden sollen. Beim Menüzweig "Überweisen" und beim Menüzweig "Lastschriften" handelt es sich um dieselbe Eingabemaske, die Sie unter dem Symbol vorfinden.
	–	Verrechnungskonto für automatische Buchungen beim Zahlungsverkehr (F)	...	← Bitte prüfen Sie auch diese Eingabefelder, ob sie die gewünschten Angaben enthalten.
	–	Standardkonto für Skontobuchungen (Lastschriften) (F)	...
	–	Standardkonto für Skontobuchungen (Überweisungen) (F) Punkt 8 erledigt? ... ▣	...
9	–	Gegenkonto für automatische Überweisung an SAS-Office (F)	...	Verwaltung → Vertragsdaten → Rechnungen Wenn das Programm bei Überweisung des Rechnungsbetrages für die Programmnutzung eine automatische Buchung durchführen soll, so geben Sie hier die Kontonummer des Kreditors von SAS-Office an.
	–	Kostenkonto für die automatischen Buchungen der Rechnungen von SAS-Office (F) Punkt 9 erledigt? ... ▣	...	Wenn nach Druck der SAS-Office-Rechnung diese (nach einer Nachfrage/durch einen Mausklick) automatisch gebucht werden soll, so geben Sie bitte hier das gewünschte Kostenkonto/Aufwandskonto an. Bitte informieren Sie sich dazu im Hilfetext im Menüzweig "Rechnungen".
10	...	siehe unter 10.1) und 10.2) Punkt 10 erledigt? ... ▣	...	Anlagenbuchhaltung → Verwalten → Bearbeiten Abhängig davon, ob Sie Anlagegüter bereits teilweise abgeschrieben haben oder nicht sind in der Einstellungsmaske zunächst unterschiedliche Angaben zu machen. Diese Unterschiede wollen wir hier hervorheben. Außer den hier genannten Feldern sind natürlich auch die anderen angeforderten Angaben unter dem Einstellungssymbol zu vervollständigen bzw. zu prüfen. Zum Hilfetexte Anlagenübersicht
	...		10.1)	Diese Einstellungen sind anzugeben, wenn noch keine Anschaffungskosten und demzufolge keine Abschreibung gebucht wurde. Wenn dies zum Beispiel Ihr erstes Buchhaltungsprogramm ist oder wenn Sie bisher keine Anlagenbuchhaltung benötigt haben. – automatisch Anlagenbuchhaltung verwenden (F) ... = ja – manuelle Bewegungen in der Anlagebuchhaltung erlauben (F) ... = nein – automatische AfA-Buchung (F) ... = ja
	...		10.2)	Diese Einstellungen sind anzugeben, wenn Sie Umsteiger sind und bisher ein anderes Buchhaltungsprogramm benutzt haben oder die Anlagenbuchhaltung manuell durchgeführt haben. Diese Einstellung ist auch zu benutzen, wenn die Saldanvorträge zu den Anlagegütern noch nicht gebucht wurden. – automatisch Anlagenbuchhaltung verwenden (F) ... =nein – manuelle Bewegungen in der Anlagebuchhaltung erlauben (F) ... = ja – automatische AfA-Buchung (F) ... = nein
			...	Vorab ein Hinweis Nach Durchführung der Anpassungsmaßnahmen in der Anlagenbuchhaltung ist wieder die Einstellung 10.1 einzustellen, damit Ihre noch ausstehenden AfA-Buchungen per Mausklick erfolgen können.

Abschließend ein Tipp
Nachdem Sie die Menüzweige und Eingabemasken kennen gelernt haben, können Sie (wenn Sie möchten) auch die Einstellungen bei weiteren Mandanten im Schnellverfahren vornehmen.
Rufen Sie irgend eine Einstellungsmaske auf, werden im linken Bereich des aufgerufenen Fensters sämtliche Einstellungsmasken namentlich aufgeführt.
Klicken Sie auf einen dieser aufgeführten Namen, so wird die angeklickte Einstellungsmaske aufgerufen und Sie können die gewünschten Eingaben hinterlegen.


Weitere Mandanten anlegen ... Erledigt? ... ▣
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Wenn Sie nun Ihren Hauptmandanten nach diesem Leitfaden eingerichtet haben, dann ist es sinnvoll, auch alle zusätzlich benötigten Mandanten anzulegen. Brauchen Sie keinen weiteren Mandanten, dann legen Sie zumindest einen Testmandanten an.

Dies können Sie auf 2 verschiedene Arten tun:
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so	→	.....	Wenn die zusätzlich anzulegenden Mandanten (oder nur der Testmandant) mit dem gleichen Kontenrahmen arbeiten, dann können Sie den soeben eingerichteten Mandanten kopieren. Das tun Sie am zeitsparendsten über den Menüzweig "Verwaltung → Diverses → Datensicherung". Sichern Sie Ihren Mandanten mit Hilfe der Eingabemaske "Datensicherung" und lesen Sie diesen Mandanten über die Eingabemaske "Wiederherstellung" als neuen Mandanten, aber mit einem anderen Namen, wieder ein. Vorteil: Sie brauchen die neuen Mandanten nicht einrichten. Die Einstellungen werden übernommen. Informieren Sie sich dazu im Hilfetext im Menüzweig "Datensicherung". Aber: Da jeder Mandant mit seinem eigenen Kontenrahmen arbeitet, passen Sie den Kontenrahmen an. Haben die neu anzulegenden Mandanten andere Debitoren/Kreditoren, können diese geändert oder gelöscht werden. Löschen können Sie ein Konto aber nur solange es nicht bebucht wurde.
oder so	→		Benutzen Sie für Ihre Mandanten unterschiedliche Kontenrahmen, gehen Sie wie folgt vor: – ..... Legen Sie einen neuen Mandanten an. (Menüzweig: "Verwaltung → Mandanten → anlegen") – Wechseln Sie in diesen neu angelegten Mandanten. (Menüzweig: "Verwaltung → Mandanten → wechseln.") Dies können Sie auch tun, indem Sie mit der Maustaste auf den Anzeigetext des aktuellen Mandanten klicken. – Nun richten Sie diesen neuen Mandanten ein, indem Sie die Schritte 3 bis 10 wiederholen. P.S. Diese Art der Vorgehensweise steht Ihnen natürlich auch bei gleichen Kontenrahmen zur Verfügung.

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